Integrando os softwares de Gerenciamento
de projetos
O objetivo deste Artigo vem
demonstrar conhecimento das razões pelas quais se pode adotar o gerenciamento
de projetos por meio de software de planejamento e controle. Para tal,
pretende-se identificar o software mais indicado para os diversos tipos de
projetos. Além disso, será discutido como melhor explorar as características
das ferramentas informatizadas, visando-se o aprimoramento da performance do
projeto a ser desenvolvido.
Você deverá estar apto a
compreender como determinadas ferramentas de informáticas podem ser úteis para
tornar o gerenciamento de projetos mais eficiente, melhorando na obtenção dos
resultados, conforme os objetivos e metas determinadas pelos projetos.
Introdução
A experiência demonstra que
as empresas que utilizam ferramenta automatizada de gerenciamento de projetos,
disseminada por toda a organização, entendida e acessível a todos os
integrantes das equipes, conseguem uma taxa de sucesso em custo, prazo e
qualidade superior às empresas que não a adotam.
Existem vários aspectos do
gerenciamento de projetos que o administrador não pode permitir que sejam mal
conduzidos, pois poderão colocar em risco todo o trabalho do projeto, entre os
quais podemos citar:
·
Os cronogramas e orçamentos que têm de ser
construídos e monitorados;
·
As especificações e o escopo que têm de ser
definidos;
·
Os fornecedores que devem ser identificados,
monitorados e pagos;
·
Os relatórios que devem demonstrar o
progresso do projeto de forma visual por meio de gráficos e tabelas.
Por isso, os softwares de
gerenciamento de projetos, produzidos para manter os projetos organizados podem
ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.
No mundo competitivo de
hoje, os competidores lutam por lançamentos antecipados e, para evitar ser
batido por um concorrente, é essencial que os seus projetos sejam executados no
prazo e dentro do orçamento. Desta maneira, fica evidente a importância do uso
de um aplicativo que apoie o administrador nesta tarefa.
A
importância dos softwares de gerenciamento de projetos
Projetos cujo controle e monitoramento
são falhos levam a perdas em termos de dinheiro, tempo e credibilidade com os
clientes e na moral da equipe.
Os aplicativos de
gerenciamento de projetos não somente mantém toda a documentação do projeto em
um único local, mas também fornecem métodos e padrões para toda a equipe,
ajudando a manter as variáveis do projeto sob controle, uma vez que apoiam a
confecção de relatórios de performance.
O aplicativo de
gerenciamento de projetos vai racionalizar e simplificar o seu trabalho para
concluir o projeto com sucesso, seja você um profissional autônomo ou mesmo um
funcionário de corporação multinacional.
Situação atual do mercado
Competição sem precedentes –
o mundo torna-se cada vez menor, e os competidores estão cada vez mais
inteligentes, buscando tomar a sua fatia de mercado. Seus clientes exigem cada
vez mais por menos e praticamente não se tem mais a fidelidade à marca.
Restrições financeiras
– recursos improdutivos e cronogramas
imprevisíveis são drenos dos recursos e um obstáculo à performance financeira
da empresa.
Recursos descentralizados
- os recursos que você necessita para
completar os projetos estão geograficamente separados
Os
desafios do administrador de projetos
Vivemos num mundo
competitivo e imprevisível, onde temos cada vez menos tempo e recursos para
executar os projetos. O grande desafio é concluí-los rápida e eficientemente e
dentro do orçamento previsto.
Com o uso de aplicativo de
apoio ao gerenciamento do projeto, sua equipe estará apta a colaborar e
comunicar eficazmente entre si e com os stakeholders durante todos os estágios
do ciclo de vida do projeto, facilitando a entrega de produtos no prazo e no
orçamento.
Benefícios
do uso do software de gerenciamento de projetos
Os administradores de
projetos são os responsáveis por assegurar com que as melhores práticas e
metodologias sejam incorporadas na maneira como a empresa trabalha. Agindo,
assim, eles asseguram com que os planos produzidos sejam consistentes, e as
barreiras à comunicação sejam eliminadas para que os projetos possam ser
executados com precisão.
As ferramentas colaborativas
que disseminam informações sobre os projetos asseguram com que todos na equipe
se mantenham informados em relação ao seu progresso, e também com que os
projetos se mantenham alinhados com os objetivos da empresa.
Como as informações ficam
disponíveis num único local, os interessados têm acesso às mais recentes
informações, podendo facilmente analisar o desempenho e tomar decisões para
corrigir o rumo do projeto, caso ele se afaste do plano. O resultado é uma
administração mais eficiente das atividades do projeto.
Os softwares de
gerenciamento de projetos permitem o controle simultâneo em ambiente de muitos projetos,
ao mesmo tempo em que examinam o impacto nas cargas de trabalho dos recursos
empregados durante atividades futuras.
Os softwares auxiliam também
as equipes de projeto e as empresas no sentido de gerenciar atividades e
recursos, analisar o progresso do projeto, e de encontrar soluções para
problemas identificados de forma a contribuir para melhores resultados da
empresa.
Os aplicativos fornecem
ainda informações precisas a quem necessita, no tempo certo e onde elas são
necessárias. Na essência, os aplicativos ajudam as empresas a organizar
recursos escassos de forma inteligente, identificando e tratando os problemas
para assegurarem a entrega dos produtos gerados pelo projeto dentro do prazo e
do custo estimados.
A implantação do software
pelas equipes de projeto permite com que o trabalho seja planejado e executado
mais eficazmente com a consequente melhoria de produtividade, aumento da
competitividade e melhores resultados globais para a empresa. Além disso,
auxilia na disseminação de uma metodologia padrão de gerenciamento de projetos
por toda a organização.
Grande parte dos softwares
oferecidos no mercado prevê o uso de permissões, restrições e filtros de forma
com que cada participante receba as informações e dados precisos e que
especificam bem a sua atuação no projeto. O software de gerenciamento torna os administradores
de projetos mais eficientes. Lembre-se de que o aplicativo não ensina
metodologia para quem não a conhece.
Ele simplesmente automatiza
as funções e permite com que o administrador as execute com mais eficiência.
Você terá de possuir capacitação em gerenciamento de projetos para usar
adequadamente estas ferramentas. Mesmo com o uso de uma ferramenta
informatizada, permanece a responsabilidade do administrador em manter o
projeto dentro dos parâmetros planejados.
Principais
benefícios do uso de software de gerenciamento de projetos
A princípio, podemos definir
os seguintes benefícios provenientes do uso de softwares de gerenciamento de
projetos:
• Prioriza
os projetos estratégicos para a empresa;
• Maximiza
o retorno do investimento;
• Otimiza
o uso de recursos;
• Reduz
o consumo de tempo em tarefas manuais;
• Reduz
informações erradas;
• Prevê
futuros custos e retornos;
• Reduz
os custos de administração dos projetos;
• Minimiza
esforços redundantes ou repetidos;
• Prove
visibilidade de todos os projetos;
• Identifica
necessidade de treinamento;
• Padroniza
uma metodologia;
• Fornece
informações precisas sobre o seu progresso.
Em empresas que administram
vários projetos simultaneamente, o uso de software para planejamento e controle
de projetos ajuda a distribuir os níveis de autoridade por toda a equipe e,
desta forma, monitora o desempenho do projeto.
Com um software adequado, o
progresso do projeto pode ser visualizado em tempo real pelos diversos níveis
hierárquicos, a partir de quadros de controle, por exemplo. Ao se detectar um
problema as ações corretivas podem ser então imediatamente acionadas.
Como
escolher um software de gerenciamento de projetos
Como administrador de
projetos, você vai necessitar de um aplicativo condizente com suas
necessidades, inclusive no que se refere às características de colaboração
on-line e às facilidade de uso e elaboração de relatórios. Abaixo, indicamos
algumas características que você deve buscar para avaliar os softwares e
escolher o mais adequado à sua situação.
Conjunto de características
– os softwares possuem elementos incorporados inclusive à capacidade de
coordenar atividades com os respectivos recursos que irão executá-las.
Facilidade de uso – as
características e instruções devem ser fáceis de serem utilizadas e de uso
simples.
Facilidade de instalação – o
software deve ser simples de instalar para ser utilizado independentemente de
ser instalado num servidor local ou via internet.
Ajuda/Suporte – o aplicativo
deve apresentar um completo manual de uso e sistema de ajuda. O produtor deve
oferecer serviço de ajuda por telefone, via e-mail ou on-line em seu site na
internet de forma com que você possa obter apoio diretamente da equipe de
suporte técnico do fabricante.
Metodologia – o aplicativo
irá atender melhor às suas necessidades, se contiver módulos que indiquem os
processos, práticas e atividades específicas de avaliações para priorização,
orçamentação e seleção de investimentos. Se possuir esta característica, ele
dará grande contribuição para os interesses estratégicos da empresa.
Gerenciamento de recursos –
o aplicativo deverá ser capaz de controlar os recursos limitados necessários
para conduzir um projeto que envolva: pessoas, máquinas, equipamentos, tempo e
dinheiro.
Colaboração – a maneira como
as informações podem ser comunicadas inclusive por e-mail, videoconferências,
reuniões, intranets, entre outras, deve ser simples e intuitiva.
Montagem da equipe - o software deverá permitir com que você
encontre facilmente as pessoas com as habilidades específicas para o tipo de
atividade a realizar.
Tipos
de projetos
Vamos analisar as categorias
de projetos e os níveis de controle exigidos para cada uma delas. Isto ajudará
a escolher a ferramenta adequada para melhor conduzir os projetos. Para
facilitar sua decisão, vamos apresentar duas categorias de projetos para que
você possa verificar qual melhor se ajusta à sua realidade, pois as práticas de
administração devem considerar as variações no tamanho do projeto.
Para mais clareza, os
projetos são classificados nas categorias pequenos, médios/grandes. Estas
designações são usadas para colocar os projetos numa mesma perspectiva, ou
seja, para determinar a extensão e o grau de esforço da gerência que devem ser
aplicados a um dado projeto.
Os pacotes indicados para
pequenos projetos não são adequados para os grandes; e a maioria dos pequenos
projetos seria, sem dúvida, sufocada pela excessiva documentação e pelos
procedimentos e práticas detalhados, elementos estes necessários para se
administrar, com eficiência e eficácia, os grandes projetos.
Uma maneira para se
identificar a dimensão do projeto é avaliar os fatores importantes, logo no
início, e determinar seu tamanho.
A flexibilidade da
metodologia e dos processos associados reconhece que os projetos grandes e
complexos requerem uma aplicação mais rigorosa dos processos da administração
do que os projetos pequenos, com objetivos facilmente alcançáveis.
O administrador do projeto
avalia as características do projeto e determina quanto usar da metodologia, e
quais os processos da gerência de projeto são requeridos. Esta definição será
então refletida no plano do projeto e na documentação associada.
Projetos
Pequenos
Os projetos pequenos são
discretos, com objetivos finitos que incluem:
1. Custo;
2. Prazo;
3. Objetivos de desempenho técnico.
Os projetos pequenos não
requerem necessariamente habilidades especializadas do gerente do projeto.
Projetos nesta categoria normalmente planejam somente a duração necessária sem
considerar o volume de trabalho e a produtividade, disponibilidade bem como a
capacidade dos recursos.
Geralmente, estes projetos não
necessitam de monitoramento rigoroso de orçamento, sendo que os relatórios de
status são restritos ao acompanhamento das conclusões das atividades.
Nesta situação, sua faixa de
escolha é muito ampla, e, em vista disto, muitos pacotes poderão suprir as
necessidades de gráficos de Gantt e Pert, que você irá necessitar. Se os
projetos conduzidos por você recaem nesta categoria, procure aplicativos
shareware ou mesmo gratuitos disponíveis no mercado, pois, assim, você
economizará na compra e na curva de aprendizado que seria necessária para
softwares mais complexos cujas funcionalidades jamais seriam utilizadas.
Projetos
Médios e grandes
O nível seguinte dos
projetos é mais detalhado e complexo, uma vez que envolve técnicas avançadas de
gerenciamento para assegurar-se com que o resultado seja entregue no prazo e
dentro do orçamento previsto. Os projetos médios e grandes têm prazo e
orçamento específicos de conclusão, já que envolvem a integração de um grande
número de pessoas e recursos provenientes de diferentes grupos funcionais da
empresa e, às vezes, de diferentes organizações.
Necessitam, pois, da
participação ativa de um administrador de projeto, que seja responsável pela
gerência das tarefas e pelo alcance dos objetivos. O administrador do projeto é
também responsável pelas técnicas de planejamento e controle necessários
durante o ciclo de vida do projeto.
Projetos
Médios
Se você e sua empresa
necessitam de maior precisão de estimativa de volume de trabalho, assim como
planos detalhados e gerenciamento de portfólio de projetos, os softwares
simples não irão atender às suas necessidades, pois será melhor adquirir um pacote
mais sofisticado com o qual a empresa e o administrador de projetos poderão,
eventualmente, evoluir.
Nesta categoria, os
administradores que necessitam automatizar os processos de elaboração de
planos, devem preparar relatórios ocasionais e produzir gráficos simples de
desempenho que poderão utilizar os pacotes mais simples, sem grande
investimento financeiro ou que exijam bastante treinamento da equipe. Para
isto, você encontrará uma variada gama de ferramentas que irão satisfazer a
tais necessidades básicas, inclusive alguns produtos que trabalham na web e que
proporcionam informação em tempo real.
Projetos
Grandes
Se sua empresa conduz
majoritariamente projetos grandes e complexos, você deverá escolher ferramentas
mais sofisticadas e, portanto, mais caras e difíceis de serem manejadas, pois o
custo de um aplicativo de gerenciamento de projetos é dependente do seu nível
de complexidade.
Quanto mais complexos os
projetos, maior o grau de sofisticação da ferramenta de planejamento e
controle.
Nesta categoria (de grandes
projetos), é interessante se pensar em ferramentas na intranet e na internet.
Muitas empresas estão atualmente usando o ERP (Enterprise Resource Planning)
integrado a um sistema de gerenciamento de projetos, o EPM (Enterprise Project Management),
o que auxilia não somente no planejamento e controle dos recursos dos projetos,
mas também na tomada de decisão por parte da alta Estratégia.
Em alguns casos, a
utilização de um EPM pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso na
condução dos projetos.
Os projetos intrinsecamente
têm grande número de incertezas e riscos, como, por exemplo: fluxo de caixa,
racionalização de recursos, influências externas, etc. Projetos com longa
duração devem sofrer adaptações rápidas às condições transformacionais do
ambiente de negócios, sem afetar o desempenho do projeto. Neste caso, um EPM
ajuda a empresa não somente a monitorar o progresso de cada projeto em
particular, mas também o conjunto de todos os projetos para garantir com que
eles sejam completados no prazo e custo planejados.
Decisão
Escolha o software que
coincida com as necessidades específicas dos projetos que você conduz. Alguns
serão mais apropriados a projetos com maior necessidade de gráficos, enquanto
outros trabalharão melhor com projetos que necessitam de planilhas como: orçamentos
e cálculos financeiros.
A maioria dos softwares de
gerenciamento de projetos é de fácil instalação e vem com instruções simples de
serem seguidas para uso. Seu grande desafio é analisar os diferentes tipos e
escolher o melhor para você e sua empresa.
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